年度预算最佳实践

有效的年度预算不仅仅是自上而下分配支出和设定生产目标的举措。如果做得好，它们可以体现公司的优先事项，并刺激增长。

所有的公司都必须准备年度预算，但许多公司并不了解这项工作背后的真正目的。如果预算不能影响和促进整个组织的行为变化，它仍然是一个虚构的作品，从上而下，以不同程度的顺从或愤世嫉俗的态度被采纳。

预算是艺术和科学的结合。它需要讲述一个令人信服的故事，让人们相信它，并在他们的行为中反映出来。在预算季节，财务团队的努力很快就陷入了电子表格超载的杂草中，而真正的故事就丢失了。

有一种更好的方式来制定预算，以反映公司的优先事项，刺激增长，并鼓励员工参与。这就是我们在这里提供的:回到基础和重新思考预算的机会(以及我们将在接下来几周讨论的其他基本财务流程)。

给予更多的责任，获得更多的责任

最有效的年度预算是业务预算和财政预算，而不是武断的、自上而下的、纯粹由财政驱动的预算。它们使预算过程透明，并对所有相关人员开放。这种组织协调确保部门领导对他们的计划部分拥有所有权，知道总体预算如何影响他们，因此，对战术目标和更大的战略目标都有更清晰的认识。

正确的预算方法的结果是，企业变得更有效率，在电子表格操作上浪费的时间更少，运营成本更低。当预算过程从过分关注会计角度转变为关注业务背后的真正驱动力时，部门主管会对数字感到更多的内在责任和所有权。除了这些对士气的无形好处之外，那些感觉自己更像老板的人会表现出更大的责任感来实现这些数字。

对于管理层来说，掌握预算的基础知识将使他们更好地做出能够增加收入、降低成本、改善自由现金流和营运资本的决策。

尽早将你的业务线纳入预算过程

我以前的老板喜欢说，“没人去预算学校。”下面，Anaplan的EMEA财务副总裁Nadine Pichelot分享了她对如何最大限度地利用预算过程的看法。皮切洛此前曾在几家公司担任财务主管和首席财务官超过20年。她使用各种预算方法管理团队，包括从零开始的自上而下和自下而上的预算。

Pichelot观察到，最好的预算编制过程从高层开始，商业领袖要考虑影响他们财务计划的商业和运营驱动因素。主要考虑因素包括市场规模、市场份额的预期增长或下降、需求转移、成本投入(原材料、员工成本、运输、广告等)、竞争压力和监管环境。你还要为公司制定年度的高层目标(并展望未来)未来的几年）.

重要的是要联系运营部门和地区，找出他们来年的预算期望，并平衡那些自下而上的预测和自上而下的目标。让部门尽早参与预算过程，Pichelot说:“财务应该带头，但财务需要操作部门参与……否则你只有一个部分的过程。”

当然，即使在繁荣时期，也没有预算能满足每个人的希望。比如说，你不能轻率地认为，如果不购买过时设备的替代品，制造业产出将全面增长10%。或者研发人员希望的每个项目都能得到资助。让这些运营部门的领导参与进来，让每个人都有更多的视角。与员工的生产力相比，高管们获得了更现实的期望。业务部门的主管们可以更好地了解有多少(或多少)新资金可供争夺。这些运营经理知道他们必须做出权衡，但当他们看到其中的假设时，他们会更能接受结果，并对这些假设的形成有发言权。

使智能权衡

这种协作验证的预算过程依赖于每个人的一组数字和期望。Pichelot警告说:“如果你没有一个预算程序，确保你从共同的假设开始，从单一的真相来源工作，它会浪费大量的时间。”“你花了很多时间寻找事实或解决误解。然后你就没有把时间花在你该花的地方，也就是和你的职能领导一起工作。

“例如，我的首席开发官应该只关注这样的问题，‘我如何获得新的研发项目和产品开发的预算?’而我所有的销售主管都应该担心的是‘你们将如何为我的销售团队提供资金?你怎样才能让我更有效率?’”透明、高效的预算程序将使这些高管能够说明他们的资金申请理由，或者接受谨慎的权衡。皮切洛解释说，如果能让你与公司更大的优先事项保持一致，那么亚搏娱乐电子讨论如何分配你的资源是值得的。

“(在一个低效率的预算过程中)，你把所有的时间都花在核对数据上——说一些诸如‘哦，顺便说一下，我需要拿走这里的50万美元，来填补另一个部门的50万美元缺口’之类的话，这是不应该发生的。你最终会做出愚蠢的权衡。”

电子表格的混乱和单一的真相来源

这给我们带来了年度预算的最大障碍:手动的、电子表格驱动的流程。世界上一些最大、最成功的公司仍然依赖于发送电子表格，让各业务部门填写亚搏彩票手机版免费下载表格，并让财务团队进行协调。皮切洛说，这是对时间的巨大浪费。

“在领导会议上花大量时间协调数字——这在我身上发生过!”有人会说，‘我输入了那个数字，所以我知道它是对的。’其他人会回答说，‘哦，不。你的假设是错误的。你改变了哪些细胞?’有时他们甚至不记得自己改了什么数字。”

事实上，每个电子表格都是一个潜在的失败点。数周数月后，错误就会累积。打破的链接。版本控制问题随着时间的推移而增加。没有针对目标的实时可视性。当信息在整个业务中交流时，它就过时了。

难怪每年的预算过程可能要花三四个月，有时甚至是五个月才能完成，因为它受到了过时技术的阻碍。

“当我加入Anaplan时，我们当然使用了我们自己的软件平台为我们的内部财务规划程序。我看到，当每个人都能在一个共享的平台上访问同一组数据时，它的速度和效率要快得多。”“例如，它有一个内置的审计跟踪，所以你不用花时间跟踪哪些数据发生了变化。你可以很容易地查看所有的kpi——不仅是财务指标，还有运营指标，比如合同续签率、员工招聘和人员流失率。”

她指出，这样做的好处不仅仅是使过程更快、更准确，还有助于预算更好地反映公司的总体战略。“即使你有一个有效的预算编制过程，如果你没有听取运营领导的意见，没有为各个职能部门分配正确的资金优先顺序，它也可能事出有因。”金融不应该在真空中行动。当然，它在收集信息和设定节奏方面发挥着作用。但它也应该在每个部门培育一个更深思熟虑的预算程序。”

支持业务增长的预算

皮切洛补充说，这种更深思熟虑的过程的一部分是提供灵活性，以反映预算周期中的变化，无论是由于行政优先级的变化，还是由于2020年经常出现的外部冲击。即使是最终批准的年度预算也不应该成为一副手铐。相反，它应该指出未来12个月的明确方向，确保员工对计划负责，并有动力实现目标。

有了这种流程，年度预算就不再是“电子表格式的幻想”，而更像是业务增长的现实基础。